我國檔案管理工作是指“過去和現(xiàn)在”的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。因此，檔案管理工作看似簡單，也不讓人起眼，但實際上其保密性及管理責(zé)任重大。

近年來，隨著地方經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，四川內(nèi)江市檔案局根據(jù)國家和四川省檔案局的要求，從日常管理已經(jīng)上升到社會服務(wù)體系高度，檔案管理工作步入了數(shù)字信息化“時代正軌”。

記者采訪了解到，今年上半年，內(nèi)江市檔案局在內(nèi)江市委、市政府的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在四川省檔案局的精心指導(dǎo)下，全面貫徹黨的十八大、十八屆六中全會、省第十一次黨代會和市委第七次黨代會、七屆二次全會精神，抓班子帶隊伍，推進(jìn)落實檔案工作年度目標(biāo)任務(wù)，把握機(jī)遇，建設(shè)新館，搶救資源，打造特色，服務(wù)群眾，提前完成了既定目標(biāo)任務(wù)，成效顯著。

據(jù)統(tǒng)計，今年1至6月既定目標(biāo)任務(wù)基本完成：征集文化名人檔案、作品、資料等185件，占目標(biāo)任務(wù)的61.7%;接收檔案5523卷，占目標(biāo)任務(wù)55.2%;提供利用檔案13935卷次，占目標(biāo)任務(wù)的69.7%;監(jiān)督指導(dǎo)39個市級單位完成2016年文件材料歸檔工作，占目標(biāo)任務(wù)的55.7%;培訓(xùn)檔案人員410人，占目標(biāo)任務(wù)的136.7%。

與此同時，完成國家重點檔案(民國檔案)文件級目錄數(shù)據(jù)采集52311條，占目標(biāo)任務(wù)的65.4%;監(jiān)督指導(dǎo)精準(zhǔn)扶貧檔案工作，印發(fā)部署要求文件，加強脫貧村歸檔工作指導(dǎo);配合內(nèi)江建工做好市檔案館建設(shè)相關(guān)工作，完成了規(guī)劃許可證、初設(shè)審查及施工圖審查等前期手續(xù)辦理;積極開展館藏民生檔案數(shù)字化工作，簽訂了委托代理招標(biāo)協(xié)議，該項目正在申報計劃中。

檔案管理進(jìn)入了數(shù)字信息化體系

檔案管理應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新，建立健全數(shù)字化管理體系尤為重要。根據(jù)發(fā)展思路，內(nèi)江市檔案局(館)主動“走上去”，爭取檔案數(shù)字化工作支持和幫助。與四川省檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所簽署《數(shù)字檔案館(室)建設(shè)合作協(xié)議書》。

采取“院地合作”模式結(jié)成穩(wěn)定合格關(guān)系，最大限度節(jié)約時間和技術(shù)成本，確定使用適應(yīng)新要求的技術(shù)應(yīng)用軟件，落實數(shù)字檔案館(室)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，夯實數(shù)字檔案工作技術(shù)支撐。

具體做法：“一是合用軟件，二是合辦培訓(xùn)、三是合力推進(jìn)”。今年5月以來，該局與四川省局科研所、內(nèi)江師范學(xué)院聯(lián)合舉辦《數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)》應(yīng)用培訓(xùn)會，對全市各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位200多名檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，有關(guān)省科研所技術(shù)人員通過多媒體對軟件功能及操作進(jìn)行詳細(xì)講解，各參會人員現(xiàn)場操作，做到應(yīng)知應(yīng)會。

在內(nèi)江市委、市政府及領(lǐng)導(dǎo)高度重視內(nèi)江市檔案信息化建設(shè)工作，有關(guān)市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)對市檔案局《關(guān)于推進(jìn)內(nèi)江市數(shù)字檔案館(室)建設(shè)情況報告》作出批示，市檔案局及時貫徹落實，安排各科室通力合作，主動協(xié)調(diào)有關(guān)部門，積極推進(jìn)全市檔案信息化、數(shù)字化工作。

實際證明，通過“館、所、校”合作檔案數(shù)字化應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)落地見到了實效，有力推進(jìn)了檔案管理工作效率，這就是敢于“走上去”帶來的巨大收獲，對于推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)。

為積極貫徹《內(nèi)江市電子文件管理“十三五”規(guī)劃》，內(nèi)江市檔案局根據(jù)國家、省、市數(shù)字檔案室建設(shè)相關(guān)要求，結(jié)合本地實際印發(fā)《關(guān)于加快推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)的意見》，做到了“三個明確”。

一是對建設(shè)要求進(jìn)行明確。《意見》對數(shù)字檔案室建設(shè)要求、數(shù)字檔案資源建設(shè)、檔案實體與信息安全、質(zhì)量管控及數(shù)據(jù)驗收等方面提出了明確的任務(wù)和要求。

二是對時間節(jié)點進(jìn)行明確。要求各單位要切實把數(shù)字檔案室建設(shè)納入到本單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃當(dāng)中，有計劃有步驟地開展工作。市直機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位自2017年開始，凡屬國家綜合檔案館接收進(jìn)館范圍單位在移交檔案時均要施行紙質(zhì)檔案實體與檔案目錄數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)的“雙套制”移交。

三是對業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行明確。在《意見》印發(fā)的同時，將《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)范作為附件一并印發(fā)，引導(dǎo)和規(guī)范數(shù)字檔案室建設(shè)，確保各單位電子文件和數(shù)字檔案的安全規(guī)范和有效管理。

“三個推進(jìn)”產(chǎn)業(yè)園區(qū)檔案提質(zhì)增效

在建立檔案數(shù)字化體系建設(shè)的同時，內(nèi)江市檔案局還積極參與社會服務(wù)，不斷推進(jìn)產(chǎn)業(yè)檔案管理服務(wù)體系。

為進(jìn)一步規(guī)范和加強產(chǎn)業(yè)園區(qū)檔案工作，積極貫徹《四川省產(chǎn)業(yè)園區(qū)檔案管理辦法(試行)》，內(nèi)江市多措并舉開展產(chǎn)業(yè)園區(qū)檔案工作，推動園區(qū)檔案提質(zhì)增效。

“一是推進(jìn)保障性建設(shè)”。檔案部門主動對接內(nèi)江經(jīng)開區(qū)、高新區(qū)等園區(qū)管委會，通過開展檔案專題座談，對檔案工作進(jìn)行雙向溝通，建立健全園區(qū)及入駐企業(yè)、代管單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保障檔案設(shè)施設(shè)備配置，選派園區(qū)檔案人員送省培訓(xùn)提升業(yè)務(wù)能力，切實貫徹《四川省產(chǎn)業(yè)園區(qū)檔案管理辦法(試行)》。全市設(shè)立園區(qū)專兼職檔案人員15名，組織園區(qū)檔案人員培訓(xùn)87人次。

“二是推進(jìn)規(guī)范化管理”。檔案部門主動跟進(jìn)服務(wù)園區(qū)建設(shè)，對新建園區(qū)檔案工作實行“早介入、早規(guī)劃、早落實”模式，新建園區(qū)統(tǒng)一按照規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)劃指導(dǎo)，園區(qū)區(qū)域托管時按照時間節(jié)點對托管單位檔案處置工作進(jìn)行及時指導(dǎo)。

截止目前，全市產(chǎn)業(yè)園區(qū)達(dá)規(guī)范化管理檔案室5個，其中省二級1個，省三級4個，為地方產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了應(yīng)用的作用。

“三是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)”。以開展數(shù)字檔案室建設(shè)為抓手，通過數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)、四川省電子文檔管理系統(tǒng)軟件為載體，建立園區(qū)檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫，穩(wěn)步推進(jìn)信息化進(jìn)程。

今年以來，該局跟進(jìn)指導(dǎo)內(nèi)江高新區(qū)開展數(shù)字檔案室建設(shè)試點工作，截止今年7月，該局已完成園區(qū)成立以來所有室藏文書檔案全文數(shù)字化14384頁，793件，并已進(jìn)行應(yīng)用軟件系統(tǒng)全文數(shù)據(jù)掛接，成為內(nèi)江市首個實現(xiàn)文書檔案全文檢索電子利用，紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”并行的檔案室。

檔案管理為精準(zhǔn)扶貧攻堅助力

今年以來，內(nèi)江市檔案局按照中央、省、市脫貧攻堅相關(guān)精神，主動跟進(jìn)融入到全市脫貧攻堅檔案工作中，深入基層調(diào)研指導(dǎo)，多措并舉開展監(jiān)督指導(dǎo)，全市精準(zhǔn)扶貧檔案工作得到了有序推進(jìn)，發(fā)揮了積極性作用。

內(nèi)江市檔案局充分整合行業(yè)資源，發(fā)揮部門聯(lián)動效應(yīng)，由市檔案部門和市扶貧移民部門聯(lián)合發(fā)文部署精準(zhǔn)扶貧檔案歸檔工作。對2016年退出的63個貧困村、8777戶貧困戶資料歸檔工作就“歸檔時間、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、檢查方式”進(jìn)行明確，促進(jìn)扶貧資料各層級單位檔案工作主體責(zé)任意識。

在具體工作中，該局建立了市級負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員培訓(xùn)，縣(區(qū))級負(fù)責(zé)基層檔案人員培訓(xùn)的機(jī)制，通過精研規(guī)范、定期研討、異地考察等練兵方式提升檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，并從中選取精準(zhǔn)扶貧檔案培訓(xùn)指導(dǎo)師資力量，充實到各基層單位開展脫貧攻堅檔案培訓(xùn)和跟蹤指導(dǎo)工作中。同時，培訓(xùn)注重“三個結(jié)合”，將檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)與基層檔案人員培訓(xùn)相結(jié)合，理論培訓(xùn)與實操演練相結(jié)合，上門專題培訓(xùn)與“互聯(lián)網(wǎng)+”定點答疑相結(jié)合，全面提升培訓(xùn)效果。

與此同時，國內(nèi)根據(jù)實際情況，該局按照“一縣(區(qū))一試點”的工作思路，確定隆昌縣石碾鎮(zhèn)唐家橋村等5個精準(zhǔn)扶貧檔案試點單位，以試點村建設(shè)推進(jìn)區(qū)域鋪開。建立扶貧部門牽頭負(fù)責(zé)，檔案部門主動跟進(jìn)指導(dǎo)，鎮(zhèn)村干部、駐村干部、第一書記共同參與的檔案工作機(jī)制，在重點培育試點村檔案的基礎(chǔ)上，選擇試點工作開展良好的貧困村，作為現(xiàn)場教學(xué)點，分期分批組織各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、貧困村檔案人員到試點村參觀學(xué)習(xí)，為檔案規(guī)范整理提供有效借鑒。

檔案信息化措施建設(shè)凸顯新成效

檔案數(shù)字信息化建設(shè)，是一個長期堅持不斷創(chuàng)新的一項重大系統(tǒng)工程，建立健全原始基礎(chǔ)數(shù)字十分重要。針對全市存在的復(fù)雜性，內(nèi)江檔案局從“四個”方面夯實了數(shù)字化加工基礎(chǔ)。

一是夯實檔案全文數(shù)字化基礎(chǔ)。實施館藏民生檔案數(shù)字化加工項目，對內(nèi)江制藥廠等25戶改制企業(yè)原職工個人檔案相關(guān)信息進(jìn)行全文數(shù)字化加工，共著錄案卷級目錄數(shù)據(jù)23066條，文件級目錄數(shù)據(jù)48364條，全文數(shù)字化60余萬頁。

二是夯實檔案數(shù)字化目錄基礎(chǔ)。實施國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目，按照國家檔案局關(guān)于國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對內(nèi)江《民國檔案文件級目錄采集操作辦法》進(jìn)行專題培訓(xùn)和采集。目前，已采集民國川康區(qū)食糖專賣局(11全宗)檔案文件級目錄數(shù)據(jù)1萬余條。

三是夯實網(wǎng)站管理、運行基礎(chǔ)。加強組織領(lǐng)導(dǎo)，落實責(zé)任，堅持主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)、確定一名專職人員負(fù)責(zé)具體工作，通過明確責(zé)任，細(xì)化網(wǎng)站管理日常工作要求，確保網(wǎng)站正常運行。定期開展網(wǎng)站運行情況全面檢查，對未及時更新的欄目進(jìn)行更新，主動公開檔案工作信息、檔案機(jī)構(gòu)信息、檔案資源信息、檔案利用服務(wù)信息，對不能正常訪問的頁面及時處理。目前，檔案門戶網(wǎng)站發(fā)揮了積極服務(wù)作用，累計點擊率達(dá)40多萬人次。

四是夯實館藏檔案資料基礎(chǔ)。大力開發(fā)檔案文化產(chǎn)品，通過加強館際、部門及個人文化產(chǎn)品交流，近年共接收各類資料2035件，豐富了館藏。嚴(yán)格按照報紙和期刊的整理要求，對2016年全年的報紙和期刊雜志進(jìn)行全面系統(tǒng)的整理裝訂。共整理裝訂報紙5種，共28本;整理雜志圖書78種，共884本;今年文化產(chǎn)品工作正繼續(xù)加強，任務(wù)將越來越重。

隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，檔案管理工作將任重道遠(yuǎn)，檔案管理不能局限于檔案部門負(fù)責(zé)，必須轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，從資料提供者向信息服務(wù)者轉(zhuǎn)變，依靠現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，降低檔案人員壓力，避免資料歸置出現(xiàn)錯誤。因此，加大檔案數(shù)字信息建設(shè)，是新時期檔案管理系統(tǒng)工作的需要，也是經(jīng)濟(jì)社會服務(wù)不可缺少的責(zé)任所在。

內(nèi)江檔案局在時代背景下，走在了地方數(shù)字化信息檔案管理工作的最前沿，是敢于改革創(chuàng)新的結(jié)果，內(nèi)江“檔案人”在成績面前不會停步，檔案管理工作正迎接數(shù)字信息化時代進(jìn)步的挑戰(zhàn)。(本報記者 郭入源報道)